headerphoto

Περιεχόμενα

1.
 
1.1 Εισαγωγή
1.2 Θεσμικό Πλαίσιο
1.3 Πηγές Χρηματοδότησης
1.4 Παρακρατήσεις υπέρ του ΕΛΚΕ
 2. Όργανα Διοίκησης και Διαχείρισης
 
2.1 Επιτροπή Διαχείρισης και Διοίκησης
2.2 Γραμματεία
2.3 Οργάνωση της Γραμματείας
3. Κατηγορίες Έργων
 
3.1 Έργα με βάση τη Χρηματοδότηση
3.2 Έργα με βάση τη φύση τους
4. Διαδικασία σύνταξης, υποβολής, και αξιολόγησης για τη χρηματοδότηση από τον ΕΛΚΕ ερευνητικών έργων και άλλων δραστηριοτήτων
 
4.1 Γενικά
4.2 Σύνταξη και υποβολή προτάσεων
4.3 Αξιολόγηση, Επιλογή και Χρηματοδότηση Έργων
4.4 Παρακολούθηση, Έλεγχος προόδου και ολοκλήρωση έργων
5. Διαδικασία υποβολής και διαχείρισης έργων και άλλων δραστηριοτήτων
 
5.1 Υποβολή πρότασης
5.2 Έναρξη Έργων
5.3 Σύνταξη προϋπολογισμού δαπανών
5.4 Αναμόρφωση προϋπολογισμού
5.5 Απασχόληση προσωπικού
5.6 Προμήθειες υλικών ή οργάνων και εκτελέσεις εργασιών
5.7 Μετακινήσεις Εσωτερικού - Εξωτερικού
5.8 Παρακολούθηση, Έλεγχος προόδου και ολοκλήρωση έργων
6. Αρμοδιότητες – Ευθύνες των Επιστημονικά Υπεύθυνων των Εργων
7. Διάδοση των Αποτελεσμάτων των Ερευνών
8. Ειδικές Διατάξεις
Παράρτημα Α (Πίνακας Επιλέξιμων Δαπανών)
Παράρτημα Β (Υπουργική Απόφαση ΚΑ/679/96)
Παράρτημα Γ- (Παροχή Υπηρεσιών, Κανονισμός λειτουργίας των Εργαστηρίων του ΤΕΙ Κρήτης για παροχή υπηρεσιών)
 

5.1 Υποβολή πρότασης

Πριν την υποβολή πρότασης για χρηματοδότηση έργου σε εθνικό ή ευρωπαϊκό επίπεδο, υποβάλλονται στην Επιτροπή Ερευνών στοιχεία αναφορικά με το φυσικό αντικείμενο του έργου, τις δραστηριότητες με τις οποίες θα ασχοληθεί το ΤΕΙ Κρήτης, το προσωπικό του ΤΕΙ που προτείνεται να συμμετάσχει καθώς την πιθανή απαιτούμενη συγχρηματοδότηση. Τα στοιχεία συνοδεύονται από σχετική έγκριση για συμμετοχή του Τμήματος στο οποίο ανήκει ο υποβάλλων την πρόταση.

Η Επιτροπή Ερευνών εξετάζει τα υποβαλλόμενα στοιχεία και εισηγείται σχετικά στον Πρόεδρο ή/και το Συμβούλιο του ΤΕΙ για τα περαιτέρω

5.2 Έναρξη Έργων

Στη Γραμματεία της Επιτροπής Ερευνών υποβάλλονται:
 
  1. Η απόφαση του Φορέα Χρηματοδότησης για την ανάθεση του έργου στον Επιστημονικό Υπεύθυνο με το ύψος της χρηματοδότησης και υποχρεωτικά, σύμβαση μεταξύ του Φορέα Χρηματοδότησης και της Επιτροπής Ερευνών του Τ.Ε.Ι., στην οποία θα αναφέρονται, κατ’ ελάχιστον, ο Επιστημονικός Υπεύθυνος του έργου, το ύψος χρηματοδότησης, καθώς και ο προϋπολογισμός (πλέον ΦΠΑ, όταν πρόκειται για έργο παροχής υπηρεσιών), η διάρκεια, το αντικείμενο, και τα παραδοτέα του έργου. (Υποδείγματα συμβάσεων εκτέλεσης έργου διατίθενται από τη Γραμματεία της Επιτροπής Ερευνών, για τις περιπτώσεις που δεν ακολουθείται το τυποποιημένο κείμενο σύμβασης από τον Φορέα Χρηματοδότησης όπως της Ευρωπαϊκής Ένωσης, ΓΓΕΤ, ΥΠΕΠΘ, κ.λπ.).
  2. Αντίγραφο της πρότασης του έργου. Υποβάλλεται όπως υποβλήθηκε στο Φορέα Χρηματοδότησης.
  3. Αίτηση του ΕΥ για την αποδοχή της διαχείρισης του έργου με ταυτόχρονη βεβαίωση του Τμήματος στο οποίο ανήκει ο ΕΥ για τη μη παρακώλυση της εκπαιδευτικής και λοιπής λειτουργίας του από την εκτέλεση του έργου.
  4. Προϋπολογισμός δαπανών. Υποβάλλεται αναλυτικά σε κατηγορίες σύμφωνα με τις οδηγίες της παραγράφου 5.2.
  5. Η σύνθεση της ερευνητικής ομάδας με τις προβλεπόμενες αμοιβές και τη χρονική διάρκεια απασχόλησης. Με βάση τις αιτήσεις απασχόλησης και την απόφαση της Επιτροπής Ερευνών, συντάσσονται οι συμβάσεις των συνεργατών, οι οποίες υπογράφονται από τους ίδιους και την Επιτροπή Ερευνών.
 

Η αίτηση για την αποδοχή διαχείρισης εγκρίνεται από την ΕΕ σε συνεδρίαση της, και αποτελεί προϋπόθεση για την έναρξη του έργου και για κάθε οικονομική συναλλαγή.

5.3 Σύνταξη προϋπολογισμού δαπανών

 Στη Γραμματεία της Επιτροπής Ερευνών υποβάλλεται ο συνολικός προϋπολογισμός του έργου, σύμφωνα με την απόφαση χρηματοδότησης (λαμβανομένων υπόψη των συμβατικών δεσμεύσεων, όπου υπάρχουν), ως εξής:

  • Αμοιβές προσωπικού Τ.Ε.Ι.. Γράφεται το σύνολο των πρόσθετων αμοιβών του μόνιμου προσωπικού που μετέχει στο έργο. Για κάθε μέλος του ιδρύματος, το ύψος της πρόσθετης αμοιβής ανά μήνα για το σύνολο των έργων στα οποία συμμετέχει δεν μπορεί να υπερβαίνει το σύνολο των μηνιαίων ακαθαρίστων αποδοχών που λαμβάνει από τη θέση του στο Τ.Ε.Ι., εκτός αν ορίζεται ρητά από τον φορέα χρηματοδότησης μικρότερο ποσοστό επί των αποδοχών. Ταυτόχρονα, το σύνολο πάσης φύσεως αποδοχών και πρόσθετων αμοιβών ή απολαβών του δεν θα πρέπει να υπερβαίνει ποσό που θα καθορίζεται από τις εκάστοτε ισχύουσες διατάξεις. Στην ίδια κατηγορία εντάσσονται και οι αμοιβές υπαλλήλων άλλων φορέων του Δημοσίου, για τους οποίους απαιτείται, κατά την έναρξη της απασχόλησής τους στο έργο, βεβαίωση της υπηρεσίας τους, ότι συμμετέχουν στο έργο σε χρόνο πέραν του υπηρεσιακού τους ωραρίου. Στις αμοιβές τρίτων προστίθεται και το συνολικό ποσό των αμοιβών των φοιτητών που θα πληρωθούν από το έργο, χωρίς η απασχόλησή τους να υπερβαίνει τις 12 ώρες εβδομαδιαίως Το ανώτατο ποσό της οικονομικής ενίσχυσης που μπορούν να λάβουν ετησίως οι σπουδαστές από τη συμμετοχή τους σε ένα ή περισσότερα έργα καθορίζεται από την εκάστοτε νομοθεσία (ΚΥΑ 679). Το ποσό αυτό να αναπροσαρμόζεται για τα επόμενα έτη κατά τον επίσημο δείκτη ετήσιου πληθωρισμού.(αποφ. Ε5/12029, ΦΕΚ 1956Β/29-10-99
  • Εξοπλισμός (όργανα και υλικά). Συμπληρώνεται με το σύνολο της αξίας των προμηθειών για πάγιο εξοπλισμό, όργανα και μη αναλώσιμα υλικά που προβλέπεται να αγοραστούν για τις ανάγκες του έργου.
  • Αμοιβές τρίτων με ανάθεση έργου (σύμβαση έργου). Γράφεται το συνολικό ακαθάριστο ποσό αμοιβών (περιλαμβανομένου του ΦΠΑ) που θα διατεθεί σε όσους θα εργαστούν στο έργο για να εκτελεστεί ένα μέρος αυτού (σχέση εργολαβική). Για κάθε συνεργάτη, το ύψος της αμοιβής ανά μήνα για το σύνολο των έργων στα οποία συμμετέχει δεν θα υπερβαίνει ποσό το οποίο θα καθορίζεται από τις εκάστοτε ισχύουσες διατάξεις
  • Αναλώσιμα. Συμπληρώνεται με το σύνολο της αξίας των αναλωσίμων (μη διαρκών) υλικών που προβλέπονται για την πραγματοποίηση του έργου.
  • Μετακινήσεις εσωτερικού-εξωτερικού. Συμπληρώνεται με το σύνολο της δαπάνης των μετακινήσεων των μελών της ομάδας στο εσωτερικό της χώρας για τις ανάγκες του έργου.
  • Λοιπά έξοδα. Συμπληρώνεται με το σύνολο των δαπανών για δακτυλογραφήσεις, φωτοτυπίες, μικροέξοδα, επιδιορθώσεις, συντηρήσεις, δαπάνες για την έκδοση των αποτελεσμάτων και της τελικής έκθεσης, κ.τ.λ.
  • Γενικά έξοδα. Γράφεται το ποσό παρακράτησης (άρθρο 7 της Υ.Α. ΚΑ/679/96) το οποίο υπολογίζεται στον συνολικό προϋπολογισμό του έργου σύμφωνα με τον Οδηγό Χρηματοδότησης και Διαχείρισης (1.4), εκτός αν ορίζεται διαφορετικά από τον Φορέα Χρηματοδότησης, οπότε αποφασίζει αναλόγως η Επιτροπή Ερευνών. Όταν στις προτάσεις που υποβάλλονται στην Ευρωπαϊκή Ένωση, ή όπου αλλού προβλέπεται, διαφορετικός υπολογισμός της κράτησης, τότε απαιτείται επικοινωνία κάθε ενδιαφερόμενου με τη Γραμματεία του Ειδικού Λογαριασμού.
Οι προβλεπόμενες στον προϋπολογισμό δαπάνες του έργου πραγματοποιούνται σύμφωνα με το άρθρο 7 της Υ.Α. ΚΑ/679/22.8.96 και τις σχετικές αποφάσεις της Επιτροπής, με εντολή του επιστημονικά υπευθύνου, εφόσον ρητά προβλέπονται στον εγκεκριμένο προϋπολογισμό, άλλως απαιτείται και έγκριση του Προέδρου της Επιτροπής ή του αντιπροέδρου της σε περίπτωση κωλύματος του πρώτου.

5.4 Αναμόρφωση προϋπολογισμού

Η αναμόρφωση του προϋπολογισμού είναι δυνατή μετά από έγκριση της Επιτροπής Ερευνών αν κατά την εκτέλεση του έργου προκύψει ανάγκη. Σε έργα στα οποία υπάρχουν σχετικές συμβατικές δεσμεύσεις – απαιτείται η έγκριση της αναμόρφωσης από τον Φορέα Χρηματοδότησης.

5.5 Απασχόληση προσωπικού

Ο ΕΥ συμπληρώνει τα έντυπα για την απασχόληση προσωπικού στο έργο, όπου αναφέρονται ονομαστικά όλα τα μέλη της ομάδας με τα ατομικά τους στοιχεία, τη διάρκεια της απασχόλησης, την αμοιβή, το ιδιαίτερο αντικείμενο απασχόλησης του κάθε απασχολούμενου, καθώς και την κατηγορία που εντάσσεται. Ανάλογα με την κατηγορία που ανήκει συμπληρώνεται το αντίστοιχο έντυπο.

Δεν εγκρίνονται αιτήσεις απασχόλησης προσωπικού με αναδρομικές ημερομηνίες έναρξης, διότι αντιβαίνουν τις διατάξεις του άρθρου 7 παρ.4 της Κ.Α. 679/22.8.96.
Η ακρίβεια και η ορθότητα των ατομικών στοιχείων των απασχολούμενων στο έργο βεβαιώνονται με υπεύθυνη δήλωση του συμβαλλόμενου.
Μετά την έγκριση της απασχόλησης του προσωπικού συνάπτονται συμβάσεις σύμφωνα με τα υποδείγματα της ΕΕ, οι οποίες κατατίθενται στην ΕΕ μαζί με τα απαραίτητα συνοδευτικά έντυπα.
 
Οι κατηγορίες προσωπικού είναι:
Μόνιμο Προσωπικό Τ.Ε.Ι.  Επιτρέπεται η απασχόληση μελών του Τ.Ε.Ι. (Ε.Π., Ε.ΔΙ.Π., Διοικητικοί κ.τ.λ.) τηρουμένων των ανωτάτων ορίων πρόσθετης αμοιβής για την απασχόληση τους στο πρόγραμμα. Σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία, τα μέλη Ε.Π. που συμμετέχουν σε ερευνητικά έργα δικαιούνται να λαμβάνουν πρόσθετες αποδοχές ή αποζημίωση ή οποιασδήποτε φύσης απολαβές, οι οποίες όμως υπόκεινται στους περιορισμούς που αναφέρθηκαν στην ενότητα 5.3. Τα μέλη Ε.Π. των ΤΕΙ πλήρους απασχόλησης, σύμφωνα με το Ν. 2530/1997 και τις τροποποιήσεις του Ν. 2817/2000 άρθρο 15 παρ. 1 α και την Υ.Α. ΙΒ/10506/2002 έχουν τη δυνατότητα: 
  • (εδαφ. γ): να αμείβονται από χρηματοδοτούμενα ερευνητικά προγράμματα ή από Ερευνητικά Ινστιτούτα ή Κέντρα υπό την εποπτεία της Γενικής Γραμματείας Έρευνας και Τεχνολογίας ή υπό την εποπτεία άλλων Υπουργείων ή από Ερευνητικά πανεπιστημιακά Ινστιτούτα υπό την εποπτεία ή τη συνεποπτεία του ΥΠΕΠΘ,
  • (εδαφ. δ): να αμείβονται από κάθε είδους έργο,
  • (εδαφ. ε): να ασκούν υπερωριακή απασχόληση εκτός του Ιδρύματος, εφόσον δεν αμείβονται για τη θέση για την οποία παρέχουν την υπερωριακή τους απασχόληση,
  • (εδαφ. στ): να ασκούν ελευθέριο επάγγελμα.
Η ΕΕ αποφασίζει κατά περίπτωση την ένταξη των αμοιβών των μελών Ε.Π. στις κατηγορίες των εδαφίων γ, δ και ε καθώς και τα ποσοστά παρακράτησης, όπως προβλέπεται στο άρθρο 15, παρ. 1 α, του Ν. 2817/2000 (έως 10% για την κατηγορία γ, και 10% για την κατηγορία δ). Για τις αμοιβές των παραπάνω εδαφ. γ, δ και ε, τα δικαιολογητικά είσπραξης ολοκλήρου του ποσού εκδίδονται και χορηγούνται από τον ΕΛΚΕ.
Στο έντυπο συμπληρώνεται και η ακαθάριστη μηνιαία αμοιβή από τη θέση τους στο Ίδρυμα.
Το μόνιμο Διοικητικό και Ειδικό Τεχνικό Προσωπικό του Ιδρύματος μπορεί να απασχοληθεί, εκτός ωραρίου εργασίας, σε έργα που διαχειρίζεται η ΕΕ με πρόσθετη αμοιβή, εφόσον αναφέρονται ονομαστικά σε εγκεκριμένα από το Συμβούλιο του Τ.Ε.Ι. ή την ΕΕ έργα, ή μετά από πρόταση του ΕΥ έργου και έγκριση του Συμβουλίου του Τ.Ε.Ι..
Σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία, οι αμοιβές του προσωπικού υπόκεινται σε δύο περιορισμούς: (α) οι παντός είδους πρόσθετες μηνιαίες αμοιβές δεν μπορούν να υπερβαίνουν το σύνολο των μηνιαίων ακαθαρίστων αποδοχών του υπαλλήλου, εκτός αν ορίζεται ρητά από τον φορέα χρηματοδότησης μικρότερο ποσοστό επί των αποδοχών, (β) το σύνολο πάσης φύσεως αποδοχών και πρόσθετων αμοιβών ή απολαβών του δεν θα υπερβαίνει ποσό το οποίο θα καθορίζεται από τις εκάστοτε ισχύουσες διατάξεις. Να σημειωθεί ότι, οι αμοιβές από συμμετοχές σε συμβούλια, επιτροπές και ομάδες εργασίας δεν μπορούν να υπερβαίνουν συνολικά το 50% των ακαθαρίστων τακτικών μηνιαίων αποδοχών (Ν. 2606/98, άρθρο 7, παρ. 2 και Ν. 2703/99, άρθρο 15 και εγκύκλιος 2/47664/0022/1999 του Γ.Λ.Κ.).
Στην ίδια κατηγορία εντάσσονται και οι αμοιβές υπαλλήλων άλλων φορέων του Δημοσίου, για τους οποίους απαιτείται, άδεια της υπηρεσίας τους για τη συμμετοχή τους στο έργο.
 
Προσωπικό εκτός Τ.Ε.Ι.. Επιτρέπεται η απασχόληση πρόσθετου προσωπικού, επιστημονικού ή άλλου, για την εκτέλεση συγκεκριμένου έργου, με το ύψος της αμοιβής ανά μήνα για το σύνολο των έργων στα οποία συμμετέχει να μην υπερβαίνει ποσό το οποίο θα καθορίζεται τις εκάστοτε ισχύουσες διατάξεις. Το προσωπικό εκτός ΤΕΙ προσλαμβάνεται με:
 
Σύμβαση ανάθεσης έργου με κατ’ αποκοπή αμοιβή. Η σχέση με την Επιτροπή Ερευνών και το έργο θεωρείται εργολαβική και μη εξαρτημένη, και ο παρέχων την υπηρεσία ελεύθερος επαγγελματίας, ο οποίος έχει τις υποχρεώσεις που προβλέπει ο νόμος «περί άσκησης ελευθερίων επαγγελμάτων» (στοιχεία του Κώδικα Βιβλίων και Στοιχείων – Κ.Β.Σ., Φ.Π.Α., επαγγελματική στέγη, ασφαλιστικό ταμείο).  Σημειώνουμε ότι συνυποβάλλεται φωτοαντίγραφο της «βεβαίωσης έναρξης εργασιών» της εφορίας στην οποία ανήκει ο ελεύθερος επαγγελματίας. Η πληρωμή γίνεται με απόδειξη παροχής υπηρεσιών ή με απόδειξη επαγγελματικής δαπάνης στην περίπτωση που ο συμβαλλόμενος α) δεν έχει την ιδιότητα του επιτηδευματία από άλλη αιτία (άρθρο 15 Κ.Β.Σ, ΠΔ 134/1996) και β) όταν οι ετήσιες μεικτές αποδοχές από παροχή υπηρεσιών με συμβάσεις έργου δεν ξεπερνούν τις 5.000,00 € όπως ισχύει σήμερα. Στην περίπτωση χρηματοδότησης του ερευνητικού έργου από την Ευρωπαϊκή Επιτροπή το ποσό αυτό διπλασιάζεται.
Άλλες κατηγορίες προσωπικού εκτός Τ.Ε.Ι. που απασχολούνται στα έργα είναι οι καταρτιζόμενοι στα προγράμματα επαγγελματικής κατάρτισης και οι φοιτητές για βοηθητικές εργασίες. Η συμμετοχή τους ρυθμίζεται από διατάξεις του Υπ. Εργασίας και της ΚΑ/679/96 αντίστοιχα.
 
Σύμβαση εργασίας ιδιωτικού δικαίου ορισμένου χρόνου, η οποία διέπεται από την εργατική νομοθεσία. Η σχέση θεωρείται εξαρτημένη και οι κάθε φύσης εργοδοτικές εισφορές που προβλέπονται από την ισχύουσα νομοθεσία, βαρύνουν τον προϋπολογισμό του έργου.
 
Η απασχόληση προσωπικού με σύμβαση εργασίας ορισμένου χρόνου (ΙΚΑ) απαιτεί ειδική διαδικασία προκήρυξης και επιλογής, σύμφωνα με τις διατάξεις του Ν 2190/94 και τις τροποποιήσεις του, και ειδικότερα για διοικητικό ή βοηθητικό προσωπικό, η διαδικασία γίνεται μέσω ΑΣΕΠ.
 
Επίσης απαιτείται ιδιαίτερη προσοχή στα ακόλουθα
  • Με την υπογραφή της σύμβασης ο εργαζόμενος πρέπει να δώσει πλήρη ατομικά στοιχεία στη Γραμματεία του ΕΛΚΕ.
  • Για την πληρωμή της αμοιβής εργαζομένου, απαραίτητη προϋπόθεση (αλλά όχι μοναδική), είναι να έχει υπογραφεί η σύμβαση.
Στην περίπτωση που μία σύμβαση διακόπτεται για οποιοδήποτε λόγο είτε με ευθύνη του ΕΥ είτε του αναδόχου απαιτείται :
  • επιστολή του ΕΥ προς την Επιτροπή Ερευνών με την οποία θα γνωστοποιεί την διακοπή της σύμβασης και
  • έγγραφη παραίτηση του αναδόχου στην οποία θα παραδίδεται αυτοπροσώπως στην Γραμματεία του Ειδικού Λογαριασμού ή θα είναι επίσημα θεωρημένη για το γνήσιο της υπογραφής και θα αναφέρει ρητά ότι αυτός παραιτείται κάθε δικαιώματος που απορρέει από την υπογεγραμμένη σύμβαση.
Τα παραπάνω πρέπει να κοινοποιούνται στην Γραμματεία αμέσως μετά την διακοπή της σύμβασης.
Οι συμβάσεις πρέπει να συνοδεύονται από τα παρακάτω έντυπα:
  1. Έντυπο Δήλωσης Ατομικών Στοιχείων
  2. Όταν η σύμβαση αφορά
    1. Μέλη ΕΠ και μόνιμο διοικητικό προσωπικό του Τ.Ε.Ι. το Έντυπο Υπεύθυνης Δήλωσης
    2. Μέλη ΕΠ, ΔΕΠ άλλων ΤΕΙ και Πανεπιστημίων, Υπεύθυνη Δήλωση Ν.1599/86, θεωρημένη από την εκάστοτε υπηρεσία, όπου θα δηλώνουν την ιδιότητά τους.
    3. Εξωτερικούς συνεργάτες που ΔΕΝ εκδίδουν Απόδειξη Παροχής Υπηρεσιών, Υπεύθυνη Δήλωση Ν.1599/86, με το λεκτικό «δεν είμαι επιτηδευματίας από άλλη αιτία»
    4. Εξωτερικούς συνεργάτες γενικά (είτε εκδίδουν είτε δεν εκδίδουν Απόδειξη Παροχής Υπηρεσιών) Υπεύθυνη Δήλωση Ν.1599/86, βεβαίωση εγγραφής ή απαλλαγής από τον ΟΑΕΕ, βάσει του Ν. 3050/2002
    5. Δημοσίους υπαλλήλους, έγγραφη άδεια από την Υπηρεσία τους, όπου θα βεβαιώνεται ότι θα εργαστούν πέραν των συμβατικών τους υποχρεώσεων και ότι δεν παρακωλύεται το έργο της κύριας απασχόλησής τους.
    6. Σπουδαστές, βεβαίωση σπουδών από το Τμήμα τους
Για την πληρωμή των αμοιβών όλων των κατηγοριών προσωπικού υποβάλλονται:
  • Η εντολή πληρωμής αμοιβών, συμπληρωμένη και υπογεγραμμένη από τον ΕΥ στην αντίστοιχη κατηγορία με το συνολικό ακαθάριστο ποσό αμοιβών, όπως αυτό προκύπτει από το άθροισμα της στήλης "ποσό που δικαιούται" της συνημμένης συνοπτικής κατάστασης. 
  • Η συνοπτική κατάσταση της αντίστοιχης κατηγορίας προσωπικού, συμπληρωμένη και υπογραμμένη από τον ΕΥ. Η συνοπτική κατάσταση αποτελεί αναπόσπαστο μέρος της εντολής.   
  • Η απόδειξη παροχής υπηρεσιών ή απόδειξη επαγγελματικής δαπάνης για τις συμβάσεις έργου των εξωτερικών συνεργατών.
  • Κατάσταση μισθοδοσίας για μέλη ΕΠ, ΔΕΠ ή δημόσιους υπαλλήλους.
  • Πρωτόκολλο παραδοτέων ή φύλλο εργασιών που αποτελούν αναπόσπαστο μέρος της εντολής.
  • Παρουσιολόγιο
 
Γενικότερα, τα παραστατικά για την πληρωμή των αμοιβών, καθώς και τα συνοδευτικά των συμβάσεων θα αναπροσαρμόζονται με βάση την εκάστοτε νομοθεσία και τις οδηγίες του ΕΛΚΕ.

5.6 Προμήθειες υλικών ή οργάνων και εκτελέσεις εργασιών

Οι προμήθειες ή εκτελέσεις εργασιών γίνονται σύμφωνα με τις διατάξεις του Ν. 2286/95 (ΦΕΚ 19/Α/95) «Προμήθειες του δημόσιου τομέα και ρυθμίσεις συναφών θεμάτων», του Π.Δ. 394/96, του Π.Δ. 370/95 καθώς και η και τροποποίησή του με το Π.Δ. 105/2000, το αρθρ.8 του Ν.2741/99 την Οδηγία 2004/18 της Ευρωπαϊκής Ένωσης, όπως περιγράφεται παρακάτω:
Προμήθειες ή εκτελέσεις εργασιών αξίας μέχρι 5.869,4 € (συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ), η κάθε μία, γίνονται από τον Επιστημονικό Υπεύθυνο κάθε έργου απευθείας χωρίς διαγωνισμό ή λήψη προσφορών, ύστερα από εκτίμηση των τιμών που προσφέρει η αγορά.
Προμήθειες ή εκτελέσεις εργασιών αξίας από 5.869,41 € μέχρι 45.000 € (συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ) γίνονται με πρόχειρο μειοδοτικό διαγωνισμό και πλήρη αιτιολόγηση της επιλογής που κοινοποιείται στην ΕΕ, ιδιαίτερα στην περίπτωση που δεν επιλέγεται ο μειοδότης. Η διεξαγωγή του πρόχειρου διαγωνισμού καθώς και ο ορισμός της επιτροπής διαγωνισμού πραγματοποιείται μετά από αίτηση του ΕΥ προς την ΕΕ. Το διαγωνισμό διενεργεί τριμελής επιτροπή, της οποίας πρόεδρος είναι ο εκάστοτε ΕΥ του έργουκαι απαιτείται η ανάρτηση της σχετικής διακήρυξης στην ιστοσελίδα του ΤΕΙ Κρήτης για 15 ημέρες. Τέλος, επισημαίνεται ότι στον πρόχειρο μειοδοτικό διαγωνισμό απαιτείται να υποβληθούν τουλάχιστον τρεις προσφορές, διαφορετικά ο διαγωνισμός αποβαίνει άγονος και επαναπροκηρύσσεται.
 
Προμήθειες ή εκτελέσεις εργασιών δαπάνης από 45.000 €     (συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ) έως  τα όρια του διεθνή διαγωνισμού όπως ισχύει κάθε φορά (μη συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ) γίνονται με δημόσιο τακτικό διαγωνισμό. Το διαγωνισμό διενεργεί πενταμελής επιτροπή η οποία ορίζεται από την ΕΕ μετά από αίτηση του ΕΥ του έργου προς την ΕΕ.
 
Προμήθειες ή εκτελέσεις εργασιών δαπάνης πάνω από 206.000 €   μη συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ (το ποσό αυτό ισχύει για το έτος 2009 και θα ισχύει όπως κάθε φορά αναπροσαρμόζεται),  γίνονται με διεθνή δημόσιο ανοικτό διαγωνισμό.
 
Επισημαίνεται ότι η διαδικασία που πρέπει να εφαρμόζεται σε μία προμήθεια θα καθορίζεται από το συνολικό διαθέσιμο ποσό ανά κατηγορία επιλέξιμης δαπάνης του έργου (όχι του υποέργου) και όχι το ύψος του προβλεπόμενου από την διακήρυξη προϋπολογισμού, εκτός εάν υπάρχει επίσημη απαλλαγή από τις απαιτούμενες διαδικασίες. 
Επίσης για κάθε προμήθεια ή εκτέλεση εργασιών, ορίζεται τριμελής Επιτροπή Παραλαβής από την Επιτροπή Ερευνών, η οποία βεβαιώνει την ορθή ολοκλήρωση των διαδικασιών συντάσσοντας πρωτόκολλο παραλαβής.
 
Για την πληρωμή δαπανών εξοπλισμού, αναλωσίμων και λοιπών εξόδων, ο Ε.Υ. καταθέτει στη Γραμματεία εντός 10 ημερών από την ημερομηνία έκδοσής τους, ανεξαρτήτως εάν υπάρχει υπόλοιπο στο έργο για την εξόφλησή τους
  • την εντολή πληρωμής συμπληρωμένη και υπογεγραμμένη από τον ΕΥ με συνημμένα
  • τα τιμολόγια «επί πιστώσει» και δικαιούχους τους προμηθευτές που τα εκδίδουν, όπως πρέπει να προκύπτει και από τους συνημμένους
  • πίνακες-πρωτόκολλα παραλαβής κατά περίπτωση), που αποτελούν αναπόσπαστο μέρος της εντολής. Η Γραμματεία εκδίδει ονομαστική επιταγή σε διαταγή του προμηθευτή, η οποία παραλαμβάνεται με ταυτόχρονη κατάθεση της εξοφλητικής απόδειξης μαζί με φορολογική ενημερότητα για ποσά πάνω από 1500,00 και ασφαλιστική ενημερότητα για ποσά πάνω από 3000,00 , όπως ισχύουν σήμερα.
Προσοχή! Σε περίπτωση εξόφλησης του τιμολογίου από τον Επιστημονικό υπεύθυνο ή άλλο μέλος του έργου, και μέχρι του ποσού των 145,00 € (μη συμπεριλαμβανομένου ΦΠΑ), τότε θα πρέπει το τιμολόγιο να συνοδεύεται από την εξοφλητική απόδειξη ή στο τιμολόγιο να αναγράφεται «εξοφλήθη από τον …» και να υπάρχει η σφραγίδα της εταιρίας.
 

5.7 Μετακινήσεις Εσωτερικού - Εξωτερικού

Οι μετακινήσεις των μελών της ομάδας εκτέλεσης του έργου στο εσωτερικό και το εξωτερικό, που είναι απαραίτητες για την εκτέλεσή του, καθώς και οι μετακινήσεις για τις ανάγκες διεκπεραίωσης εργασιών της ΕΕ ή της Γραμματείας του ΕΛΚΕ, πραγματοποιούνται μέσα στα όρια που έχει εγκρίνει η Επιτροπή. Στους μετακινούμενους καταβάλλονται, σύμφωνα με τα ισχύοντα για τους δημοσίους υπαλλήλους, σε βάρος του εγκεκριμένου προϋπολογισμού του έργου, οι δαπάνες ταξιδιού και η ημερήσια εκτός έδρας αποζημίωση, τα όρια των οποίων καθορίζονται με απόφαση της Επιτροπής κάθε χρόνο.
Σε περίπτωση μετακίνησης εκτός έδρας μελών της ομάδας εκτέλεσης του έργου που ανήκουν στο εκπαιδευτικό ή το διοικητικό/τεχνικό προσωπικό του ΤΕΙ απαιτείται άδεια μετακίνησης εκτός έδρας από τα αρμόδια όργανα.
Οι ημέρες εκτός έδρας των μετακινουμένων για τις ανάγκες εγκεκριμένου έργου δεν υπολογίζονται για τη συμπλήρωση του ανώτατου επιτρεπόμενου ορίου ημερών μετακίνησης εκτός έδρας που τυχόν ισχύει για το επιστημονικό προσωπικό του Τ.Ε.Ι..
Ως δαπάνες μετακίνησης δικαιολογούνται:
  • το κόστος των εισιτηρίων κάθε είδους (π.χ. τραίνου, λεωφορείων, πλοίου κ.ά.)
  • η χιλιομετρική αποζημίωση, εφ’ όσον η μετακίνηση γίνεται με Ι.Χ. αυτοκίνητο για το εσωτερικό της χώρας (το ύψος καθορίζεται κατ’ έτος με απόφαση της Επιτροπής Ερευνών)
  • η ημερήσια αποζημίωση για τις ημέρες συμμετοχής στο συνέδριο ή στη συνάντηση, συμπεριλαμβανομένων των ημερών μετάβασης και επιστροφής (το ύψος καθορίζεται κατ’ έτος με απόφαση της ΕΕ)
  • τα έξοδα εγγραφής σε συνέδριο, εφ’ όσον η μετακίνηση γίνεται για τον λόγο αυτό
  • τα έξοδα διανυκτέρευσης σε ξενοδοχείο (μόνο χρέωση δωματίου)    
Σε εξαιρετικές περιπτώσεις δικαιολογείται η δαπάνη για μίσθωση ταξί ή και ενοικίαση αυτοκινήτου μετά από αιτιολογημένο αίτημα του Επιστημονικά Υπευθύνου και έγκριση της Επιτροπής Ερευνών.
 
Για την πληρωμή των μετακινήσεων εσωτερικού υποβάλλονται: 
  • η εντολή πληρωμής μετακινήσεων συμπληρωμένη και υπογεγραμμένη από τον ΕΥ
  • Το ημερολόγιο κίνησης συμπληρωμένο και υπογραμμένο από τον δικαιούχο και τον ΕΥ. Το ποσό της ημερήσιας αποζημίωσης για μετακινήσεις υπολογίζεται με βάση την ισχύουσα νομοθεσία και τις οδηγίες που εκδίδει η Γραμματεία του Ειδικού Λογαριασμού, εκτός αν προβλέπεται κάτι διαφορετικό από το πρόγραμμα. Η χιλιομετρική αποζημίωση υπολογίζεται με βάση την ισχύουσα νομοθεσία.
Επισυνάπτονται ως παραστατικά και ανάλογα με την περίπτωση:
  • εισιτήρια κάθε δημόσιου μεταφορικού μέσου (αεροπλάνου + κάρτες επιβίβασης, τραίνου, λεωφορείου, πλοίου)
  • απόδειξη πώλησης εισιτηρίων προκειμένου για αεροπορικά εισιτήρια.
  • αποδείξεις διοδίων για την περίπτωση που η μετακίνηση γίνεται με Ι.Χ. αυτοκίνητο οι οποίες πρέπει να προσκομίζονται υποχρεωτικά καθώς αποτελούν αποδεικτικό της μετακίνησης. Επισυνάπτεται και η άδεια κυκλοφορίας του αυτοκινήτου καθώς και βεβαίωση από την αρμόδια νομαρχία για την χιλιομετρική απόσταση.
  • Τιμολόγια ξενοδοχείων ή Αποδείξεις παροχής υπηρεσιών τουριστικού γραφείου με voucher για διανυκτέρευση η δαπάνη της οποίας δεν μπορεί να ξεπεράσει τα 100€.
  • Απόδειξη εγγραφής σε συνέδρια και Βεβαίωση συμμετοχής και πρόγραμμα συνεδρίου όπου θα αναφέρεται η παρουσίαση επιστημονικού άρθρου (εφ’ όσον η μετακίνηση προβλέπει συμμετοχή σε συνέδριο) ή πρόκληση συμμετοχής για συνεργασία
  • Έκθεση πεπραγμένων, στην οποία ο μετακινούμενος θα περιγράφει τις δραστηριότητες στις οποίες συμμετείχε κατά τη μετακίνηση του, (δεν απαιτείται έκθεση όταν η μετακίνηση γίνεται για συμμετοχή σε συνέδριο και υπάρχει πρόγραμμα).
  • Απόφαση Επιτροπής Ερευνών στην περίπτωση όπου η μετακίνηση πραγματοποιείται εκτός Κρήτης.
 
Για την πληρωμή των μετακινήσεων εξωτερικού υποβάλλονται:
 
  • η εντολή πληρωμής μετακινήσεων συμπληρωμένη και υπογεγραμμένη από τον ΕΥ
  • Το ημερολόγιο κίνησης συμπληρωμένο και υπογραμμένο από τον δικαιούχο και τον ΕΥ. υπολογίζεται με βάση την ισχύουσα νομοθεσία και τις οδηγίες που εκδίδει η Γραμματεία του Ειδικού Λογαριασμού, εκτός αν προβλέπεται κάτι διαφορετικό από το πρόγραμμα.
Επισυνάπτονται ως παραστατικά και ανάλογα με την περίπτωση: 
  • Εισιτήρια (+ κάρτες επιβίβασης όταν η μετακίνηση γίνεται με αεροπλάνο) κάθε δημόσιου μεταφορικού μέσου,.
  • απόδειξη πώλησης εισιτηρίων προκειμένου για αεροπορικά εισιτήρια.
  • τιμολόγια ξενοδοχείων (invoices) ή αποδείξεις παροχής υπηρεσιών τουριστικού γραφείου με voucher για διανυκτέρευση η δαπάνη της οποίας δεν μπορεί να ξεπεράσει τα 150€.
  • τιμολόγια εγγραφής σε συνέδρια (invoices, receipts) και βεβαίωση συμμετοχής ή πρόγραμμα συνεδρίου όπου θα αναφέρεται η παρουσίαση επιστημονικού άρθρου ή πρόκληση συμμετοχής για συνεργασία
  • Φωτοτυπία της άδειας κυκλοφορίας ΙΧ όταν η μετακίνηση γίνεται με αυτοκίνητο, καθώς και φωτοτυπία διαβατηρίου όταν η μετακίνηση γίνεται σε χώρες εκτός Ευρωπαϊκής Κοινότητας.
  • Έκθεση πεπραγμένων, στην οποία ο μετακινούμενος θα περιγράφει τις δραστηριότητες στις οποίες συμμετείχε κατά τη μετακίνηση του (δεν απαιτείται έκθεση όταν η μετακίνηση γίνεται για συμμετοχή σε συνέδριο και υπάρχει πρόγραμμα).
  • Απόφαση Επιτροπής Ερευνών και σε ορισμένες περιπτώσεις και απόφαση του Συμβουλίου του ΤΕΙ.

5.8 Παρακολούθηση, Έλεγχος προόδου και ολοκλήρωση έργων

Η παρακολούθηση των έργων ως προς την τήρηση τυπικών νομικών όρων της σύμβασης γίνεται από την Επιτροπή Ερευνών μέσω της Γραμματείας. Εφόσον ο χρηματοδότης δεν αναλαμβάνει την παρακολούθηση εκτέλεσής των έργων, η ΕΕ, σε συνεργασία με τα όργανα διοίκησης του ΤΕΙ (Συμβούλιο - Συνέλευση), καθορίζει τον τρόπο παρακολούθησης και εκτέλεσής τους. 
Με την ολοκλήρωση του έργου, ο ΕΥ υποβάλλει στην ΕΕ τελική έκθεση με τα αποτελέσματα του ερευνητικού έργου (Έντυπα 6 και 6α) και τον οικονομικό απολογισμό.

Τροποποιήσεις σε ότι αφορά τον προϋπολογισμό ή το χρονοδιάγραμμα του έργου γίνονται μόνο μετά από αιτιολογημένο αίτημα του ΕΥ του έργου, σύμφωνη γνώμη του φορέα χρηματοδότησης και έγκριση της ΕΕ.